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无锡会计培训机构|档案管理的基本要求

档案管理的基本要求

电算化会计档案管理是重要的会计基础工作,单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,切实把会计档案管好。对会计电算化档案的管理要根据《会计法》的基本要求,结合会计电算化的特点来进行。

(1)会计凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式),记载会计业务的原始凭证等数据。

(2)会计电算化系统开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料,如开发的需求分析书、系统设计书、实施过程中的参数设置情况表等。

(3)其他会计资料。这些档案无论其是以纸质形式还是以电子数据形式存储在计算机内或是存放在磁盘等介质上,都属于会计电算化档案。严格来讲,会计电算化档案资料的内容多于传统手工会计核算。

计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的,必须符合国家统一会计制度的要求;如果采用中文或中外文对照,字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料,其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案资料的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。

会计电算化档案管理的主要任务,就是监督和保证按要求生成各种档案,确保各种会计档案存储的安全性与保密性,保证各种会计档案得到合理有效利用。下面分别阐述。

一、保存打印出的纸质会计档案

由于电子数据的特殊性,一般在实行会计电算化后,要求将有关记录会计业务的资料进行打印输出,这样一方面能够保证会计档案的长期安全保存,另一方面也能实现会计档案的证据作用,便于追查和确定会计责任。

实现会计电算化之后,记账凭证的生成有两种方式:一是手工填制记账凭证,然后输入计算机,其与传统会计核算时记账凭证的保管没有区别;二是机制记账凭证,即根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。对于机制记账凭证需要打印出来,将原始单据附在后面,按记账凭证的装订要求进行装订后保管。记账凭证上应有录入员、审核人员和会计主管人员的签名或盖章。要做到当天发生的业务,当天登记入账,期末及时结账并打印输出账表。相关规定如下:

(1)现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出,做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印,如果受到打印机条件的限制,可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法进行保管;如果每天业务量较少,不能满页打印的,可按旬打印输出。

(2)一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印;发生业务较少的账簿,可满页打印。

(3)在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下,总账一般可用“总分类科目余额、发生额对照表”替代,“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次。

(4)明细账要求每年打印一次或在需要时打印。发生业务较少的账簿,可满页打印,然后装订成册进行保管。

(5)记账凭证、总账、现金日记账和银行存款日记账,还要按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。会计报表每月打印一次进行保管。

(6)各单位每年形成的会计档案,都应由财务会计部门按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后,原则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案部门保管。

对于会计数据量大的特大型单位,考虑到实行会计电算化后账、证、表的打印工作量极大,在具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案的条件下,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案后,可以采用上述存储介质保存会计档案,而无须打印。但这些单位要定期对存放在上述存储介质上的数据进行复制,防止由于各种原因造成数据读取的困难,采用上述存储介质保存会计档案的保存期限与打印输出的书面形式的会计账簿、报表相同。

二、系统开发资料和会计核算软件系统也应视同会计档案保管

会计核算软件系统也是会计电算化档案,在保管过程中要特别注意版本的升级管理。

(1)存档的手续,主要是指各种审批手续,比如打印输出的账表,必须有会计主管、

系统管理员的签章才能存档保管。(2)各种安全和保密措施。(3)档案管理员的岗位责任制度。

(4)档案分类管理办法。

(5)档案使用的各种审批手续。

(6)各类文档的保管期限及销毁手续。

会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照《会计档案管理办法》的规定执行。

四、安全和保密措施

对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有双备份,存放在两个不同的地点,最好在两个不同的建筑物内。采用磁盘、光盘等存储介质保存会计档案,要定期进行检查和复制,防止由于介质损坏而使会计档案丢失。

各种会计资料包括打印出的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等,未经相应审批手续,不得外借和拿出单位。经批准同意借阅的会计资料,应该履行相应的借阅手续,经手人必须签字记录。存放在可擦写介质上的会计资料借阅归还时,还应该认真检查,防止感染计算机病毒。